Pengarsipan merupakan langkah langkah untuk menyusun file dengan tujuan untuk memudahkan pencarian data penting pada waktu tertentu dengan cepat. Pengarsipan manual dengan menyimpan berkas berkas pada gudang data menimbulkan risiko yang lebih besar daripada pengarsipan secara elektronik. Keamanan data dan tingkat kerusakan data dapat lebih terjamin dengan adanya sistem E-Filling ini.
Manajemen kearsipan dan pengelolaan pusat arsip (record center) menjadi penting untuk menjaga kerahasiaan dokumen yang di arsip. Kesalahan teknis dapat sewaktu waktu terjadi, maka dari itu dibutuhkan manajemen arsip yang bagus. Di bawah ini pemaparan mengenai tahapan yang penting dalam pemilihan sistem pengarsipan data.
1. Pemindahan file
2. Penyimpanan file
3. Pemberian indeks pada file
4. Pengontrolan akses file
5. Pengimplementasian arsip elektronik
Dalam rangka memantapkan pemahaman mengenai pengelolaan pusat arsip maka kami akan mengadakan Bimtek / Diklat Kearsipan Daerah tentang Manajemen kearsipan dan pengelolaan pusat arsip (Record Center) pada:
Jadwal Bimtek dan Diklat
WAKTU PELAKSANAAN | TEMPAT PELAKSANAAN |
04 – 05 Januari 2024 09 – 10 Januari 2024 16 – 17 Januari 2024 23 – 24 Januari 2024 | · Hotel Oasis Amir / Luminor JAKARTA · Hotel Abadi Malioboro JOGJA · Hotel Pacific Palace BATAM · Hotel Eden Kuta BALI · Hotel Golden Flower BANDUNG · Hotel Ibis City Center MAKASSAR · Hotel Quest SURABAYA · Hotel Montana Premier Senggigi LOMBOK · Hotel Whizz Prime MANADO · Hotel Grand Antares MEDAN · Hotel Maxone Ascent MALANG · Hotel Santika Radial PALEMBANG · Hotel Whiz Prime BANDAR LAMPUNG · Hotel Ibis SEMARANG · Hotel MaxOne BALIKPAPAN · Hotel Diamond / Horison SAMARINDA |
WAKTU PELAKSANAAN | TEMPAT PELAKSANAAN |
02 - 03 Februari 2024 07 - 08 Februari 2024 15 - 16 Februari 2024 21 - 22 Februari 2024 27 - 28 Februari 2024 | · Hotel Oasis Amir / Luminor JAKARTA · Hotel Abadi Malioboro JOGJA · Hotel Pacific Palace BATAM · Hotel Eden Kuta BALI · Hotel Golden Flower BANDUNG · Hotel Ibis City Center MAKASSAR · Hotel Quest SURABAYA · Hotel Montana Premier Senggigi LOMBOK · Hotel Whizz Prime MANADO · Hotel Grand Antares MEDAN · Hotel Maxone Ascent MALANG · Hotel Santika Radial PALEMBANG · Hotel Whiz Prime BANDAR LAMPUNG · Hotel Ibis SEMARANG · Hotel MaxOne BALIKPAPAN · Hotel Diamond / Horison SAMARINDA |
WAKTU PELAKSANAAN | TEMPAT PELAKSANAAN |
04 - 05 Maret 2024 13 - 14 Maret 2024 21 - 22 Maret 2024 26 - 27 Maret 2024 | · Hotel Oasis Amir / Luminor JAKARTA · Hotel Abadi Malioboro JOGJA · Hotel Pacific Palace BATAM · Hotel Eden Kuta BALI · Hotel Golden Flower BANDUNG · Hotel Ibis City Center MAKASSAR · Hotel Quest SURABAYA · Hotel Montana Premier Senggigi LOMBOK · Hotel Whizz Prime MANADO · Hotel Grand Antares MEDAN · Hotel Maxone Ascent MALANG · Hotel Santika Radial PALEMBANG · Hotel Whiz Prime BANDAR LAMPUNG · Hotel Ibis SEMARANG · Hotel MaxOne BALIKPAPAN · Hotel Diamond / Horison SAMARINDA |
WAKTU PELAKSANAAN | TEMPAT PELAKSANAAN |
03 - 04 April 2024 24 - 25 April 2024 | · Hotel Oasis Amir / Luminor JAKARTA · Hotel Abadi Malioboro JOGJA · Hotel Pacific Palace BATAM · Hotel Eden Kuta BALI · Hotel Golden Flower BANDUNG · Hotel Ibis City Center MAKASSAR · Hotel Quest SURABAYA · Hotel Montana Premier Senggigi LOMBOK · Hotel Whizz Prime MANADO · Hotel Grand Antares MEDAN · Hotel Maxone Ascent MALANG · Hotel Santika Radial PALEMBANG · Hotel Whiz Prime BANDAR LAMPUNG · Hotel Ibis SEMARANG · Hotel MaxOne BALIKPAPAN · Hotel Diamond / Horison SAMARINDA |
WAKTU PELAKSANAAN | TEMPAT PELAKSANAAN |
---|---|
02 - 03 Mei 2024 08 - 09 Mei 2024 15 - 16 Mei 2024 23 - 24 Mei 2024 30 - 31 Mei 2024 | · Hotel Oasis Amir / Luminor JAKARTA · Hotel Abadi Malioboro JOGJA · Hotel Pacific Palace BATAM · Hotel Eden Kuta BALI · Hotel Golden Flower BANDUNG · Hotel Ibis City Center MAKASSAR · Hotel Quest SURABAYA · Hotel Montana Premier Senggigi LOMBOK · Hotel Whizz Prime MANADO · Hotel Grand Antares MEDAN · Hotel Maxone Ascent MALANG · Hotel Santika Radial PALEMBANG · Hotel Whiz Prime BANDAR LAMPUNG · Hotel Ibis SEMARANG · Hotel MaxOne BALIKPAPAN · Hotel Diamond / Horison SAMARINDA |
WAKTU PELAKSANAAN | TEMPAT PELAKSANAAN |
---|---|
06 - 07 Juni 2024 13 - 14 Juni 2024 21 - 22 Juni 2024 28 - 29 Juni 2024 23 - 24 Juni 2024 26 - 27 Juni 2024 | · Hotel Oasis Amir / Luminor JAKARTA · Hotel Abadi Malioboro JOGJA · Hotel Pacific Palace BATAM · Hotel Eden Kuta BALI · Hotel Golden Flower BANDUNG · Hotel Ibis City Center MAKASSAR · Hotel Quest SURABAYA · Hotel Montana Premier Senggigi LOMBOK · Hotel Whizz Prime MANADO · Hotel Grand Antares MEDAN · Hotel Maxone Ascent MALANG · Hotel Santika Radial PALEMBANG · Hotel Whiz Prime BANDAR LAMPUNG · Hotel Ibis SEMARANG · Hotel MaxOne BALIKPAPAN · Hotel Diamond / Horison SAMARINDA |
WAKTU PELAKSANAAN | TEMPAT PELAKSANAAN |
---|---|
02 – 03 Juli 2024 11 – 12 Juli 2024 18 – 19 Juli 2024 23 – 24 Juli 2024 29 – 30 Juli 2024 | · Hotel Oasis Amir / Luminor JAKARTA · Hotel Abadi Malioboro JOGJA · Hotel Pacific Palace BATAM · Hotel Eden Kuta BALI · Hotel Golden Flower BANDUNG · Hotel Ibis City Center MAKASSAR · Hotel Quest SURABAYA · Hotel Montana Premier Senggigi LOMBOK · Hotel Whizz Prime MANADO · Hotel Grand Antares MEDAN · Hotel Maxone Ascent MALANG · Hotel Santika Radial PALEMBANG · Hotel Whiz Prime BANDAR LAMPUNG · Hotel Ibis SEMARANG · Hotel MaxOne BALIKPAPAN · Hotel Diamond / Horison SAMARINDA |
WAKTU PELAKSANAAN | TEMPAT PELAKSANAAN |
---|---|
02 - 03 Agustus 2024 08 - 09 Agustus 2024 13 - 14 Agustus 2024 22 - 23 Agustus 2024 28 - 29 Agustus 2024 | · Hotel Oasis Amir / Luminor JAKARTA · Hotel Abadi Malioboro JOGJA · Hotel Pacific Palace BATAM · Hotel Eden Kuta BALI · Hotel Golden Flower BANDUNG · Hotel Ibis City Center MAKASSAR · Hotel Quest SURABAYA · Hotel Montana Premier Senggigi LOMBOK · Hotel Whizz Prime MANADO · Hotel Grand Antares MEDAN · Hotel Maxone Ascent MALANG · Hotel Santika Radial PALEMBANG · Hotel Whiz Prime BANDAR LAMPUNG · Hotel Ibis SEMARANG · Hotel MaxOne BALIKPAPAN · Hotel Diamond / Horison SAMARINDA |
WAKTU PELAKSANAAN | TEMPAT PELAKSANAAN |
---|---|
04 - 05 September 2024 12 - 13 September 2024 19 - 20 September 2024 27 - 28 September 2024 | · Hotel Oasis Amir / Luminor JAKARTA · Hotel Abadi Malioboro JOGJA · Hotel Pacific Palace BATAM · Hotel Eden Kuta BALI · Hotel Golden Flower BANDUNG · Hotel Ibis City Center MAKASSAR · Hotel Quest SURABAYA · Hotel Montana Premier Senggigi LOMBOK · Hotel Whizz Prime MANADO · Hotel Grand Antares MEDAN · Hotel Maxone Ascent MALANG · Hotel Santika Radial PALEMBANG · Hotel Whiz Prime BANDAR LAMPUNG · Hotel Ibis SEMARANG · Hotel MaxOne BALIKPAPAN · Hotel Diamond / Horison SAMARINDA |
WAKTU PELAKSANAAN | TEMPAT PELAKSANAAN |
---|---|
03 - 04 Oktober 2024 10 - 11 Oktober 2024 18 - 19 Oktober 2024 25 - 26 Oktober 2024 29 - 30 Oktober 2024 | · Hotel Oasis Amir / Luminor JAKARTA · Hotel Abadi Malioboro JOGJA · Hotel Pacific Palace BATAM · Hotel Eden Kuta BALI · Hotel Golden Flower BANDUNG · Hotel Ibis City Center MAKASSAR · Hotel Quest SURABAYA · Hotel Montana Premier Senggigi LOMBOK · Hotel Whizz Prime MANADO · Hotel Grand Antares MEDAN · Hotel Maxone Ascent MALANG · Hotel Santika Radial PALEMBANG · Hotel Whiz Prime BANDAR LAMPUNG · Hotel Ibis SEMARANG · Hotel MaxOne BALIKPAPAN · Hotel Diamond / Horison SAMARINDA |
WAKTU PELAKSANAAN | TEMPAT PELAKSANAAN |
---|---|
06 - 07 November 2024 14 - 15 November 2024 20 - 21 November 2024 25 - 26 November 2024 | · Hotel Oasis Amir / Luminor JAKARTA · Hotel Abadi Malioboro JOGJA · Hotel Pacific Palace BATAM · Hotel Eden Kuta BALI · Hotel Golden Flower BANDUNG · Hotel Ibis City Center MAKASSAR · Hotel Quest SURABAYA · Hotel Montana Premier Senggigi LOMBOK · Hotel Whizz Prime MANADO · Hotel Grand Antares MEDAN · Hotel Maxone Ascent MALANG · Hotel Santika Radial PALEMBANG · Hotel Whiz Prime BANDAR LAMPUNG · Hotel Ibis SEMARANG · Hotel MaxOne BALIKPAPAN · Hotel Diamond / Horison SAMARINDA |
WAKTU PELAKSANAAN | TEMPAT PELAKSANAAN |
---|---|
05 - 06 Desember 2024 09 - 10 Desember 2024 12 - 13 Desember 2024 17 - 18 Desember 2024 30 - 31 Desember 2024 | · Hotel Oasis Amir / Luminor JAKARTA · Hotel Abadi Malioboro JOGJA · Hotel Pacific Palace BATAM · Hotel Eden Kuta BALI · Hotel Golden Flower BANDUNG · Hotel Ibis City Center MAKASSAR · Hotel Quest SURABAYA · Hotel Montana Premier Senggigi LOMBOK · Hotel Whizz Prime MANADO · Hotel Grand Antares MEDAN · Hotel Maxone Ascent MALANG · Hotel Santika Radial PALEMBANG · Hotel Whiz Prime BANDAR LAMPUNG · Hotel Ibis SEMARANG · Hotel MaxOne BALIKPAPAN · Hotel Diamond / Horison SAMARINDA |
Penjelasan :
1. Pemindahan file
Pemindahan file berarti menyalin file dari data nyata menjadi data digital, pemindahan ini dapat dilakukan dengan:
- Scanning
Scanning dapat dilakukan dengan memindai data menjadi gambar atau file dalam komputer yang dapat dilakukan dengan Automatic Document Feader (dokumen diletakkan dalam tray untuk di pindai satu persatu). Untuk menunjang pengarsipan yang fleksibel, maka alat yang digunakan harus compatible dengan semua ukuran kertas sehingga semua data seperti peta, gambar teknik bahkan kartu nama dapat di pindai dan disimpan. Scanning ini memiliki dua mode, yaitu simplex dan duplex - Conversion
Tahap ini merupakan pengubahan format file dari spreadsheet atau word processor menjadi data permanen yang dapat disimpan - Importing
Importing merupakan tahap pemindahan data grafik, audio clip, dokumen office suite dan video dalam sistem pengarsipan elektronik
2. Penyimpanan file
Kapasitas penyimpanan merupakan salah satu hal pendukung pengarsipan elektronik karena dalam setiap pertambahan waktu, maka dokumen yang disimpan akan bertambah pula, agar file dapat di akses dalam waktu yang panjang maka memori penyimpanan harus disiapkan dengan cukup. Berikut ini merupakan contoh alat penyimpan arsip:
– Hard drives (MagneticMedia)
– Disk drive / Magneto Optical Storage
– Compact Disk / CD
– Digital Video DISK / DVD
– Write Once, Read Many / WORM
3. Pemberian indeks pada file
Jalan untuk mempermudah pencarian file adalah dengan pemberian indeks di setiap file. Pencarian di masa yang akan datang hanya dengan mengetikkan indeks dari file yang dicari. Berikut ini merupakan beberapa sistem pengindeksan:
– Index Field
– Full text indexing
– Folder/File Structure
4. Pengontrolan akses file
Setiap file memiliki urgensi masing masing yang harus dijaga kerahasiaannya, sehingga dibutuhkan cara pengaksesan yang fleksibel dan luas serta dibutuhkan tingkat keamanan yang komprehensif sesuai dengan jenis filenya.
5. Pengimplementasian arsip elektronik
Pengimplementasian pengarsipan secara elektronik ini harus disesuaikan dengan kebutuhan dan skala prioritas dan harus mengkaji isu hukum serta pengelolaan dan pemeliharaan dalam jangka panjangnya. Implementasi ini juga membutuhkan training untuk pera pengelolanya agar tidak terjadi kebocoran data.
Adakah brosurnya?